POTILASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
Reinland OY 3137234-1 ( manuaalinen)

2. Rekisteriasioita hoitaa
Reinland OY 3137234-1
Anneli Kutter Reinla, anneli@facelabclinic.com

3. Rekisterin nimi
Manuaalinen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Potilastietojen käsittely perustuu potilaan suostumukseen.  Potilaaksi tulon edellytyksenä on, että henkilöstä voidaan tallentaa tietoja potilasrekisteriin. Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan hoidon järjestämiseksi, suunnittelemiseksi ja seuraamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan käyttää rekisteröidyn suostumuksella tämän terveyttä ja hyvinvointia sekä niitä koskevia palveluita ja etuja koskevien sähköisten viestien lähettämiseen.

5. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

  • Potilaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus

  • Potilaan yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Potilaan huoltaja(t) ja/tai edunvalvoja

  • Potilaan terveydentilaa ja terveydenhoitoa koskevat tiedot; hoidon järjestämisessä, suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa tarvittavat tiedot (esitiedot, hoidossa syntyvät terveystiedot, potilas-/asiakashistoria, tutkimustiedot ja –tulokset, lähetteet, lausunnot, diagnoosit, ajanvaraustiedot ja -historia, laskutustiedot)

  • Tieto potilaan (rekisteröidyn) antamista suostumuksista ja kielloista, sekä niiden antamisajankohta

  • Potilaskuvat ennen ja jälkeen tehdyn toimenpiteen

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään hänen ottaessaan yhteyttä nettisivujen kautta yhteydenottolomakkeella tai asiakkaalta itseltään asiakaspalvelutilanteessa. Tietoja (hoitokokonaisuudet, terveydentilaa koskevat tiedot, käytetyt tuotteet) lisäävät myös yrityksessä työskentelevät.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Mitään tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan kirjallista pyyntöä. Henkilötietoja voidaan siirtää henkilötietolain ja luottotietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti asiakkaan tätä kirjallisesti pyytäessä. Henkilötietoja voidaan
siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle henkilötietolain ja luottotietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti asiakkaan tätä kirjallisesti pyytäessä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto:
Vanha manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa kaapissa, johon avain on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin niiden käsittely kuuluu. Manuaalinen aineisto tullaan siirtämään tulevaisuudessa mahdollisimman paljon sähköiseen rekisteriin ja kaikki tarpeeton manuaalinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti välittömästi.


9. Tarkastamisoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa heistä rekisteriin merkityt tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, sekä muutenkin turvautua henkilötietolain mukaisiin oikeuksiinsa. Tietojen tarkastusta ja oikaisua koskeva kirjallinen pyyntö tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle ( Kohta 2) tai sopimalla etukäteen rekisteriasioista vastaavan henkilön kanssa tietojen tarkastuksesta toimipisteessä.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa, sekä oikeus saada henkilötietonsa rekisterinpitäjältä koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä edellyttää, että kyseiset henkilötiedot ovat potilaan itse rekisterinpitäjälle toimittamia tietoja.

Oikeutta tulla unohdetuksi ei voida toteuttaa potilaan vaatimalla tavalla, jos tietoa käsitellään rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi ja tiedon säilyttämiselle on siten lain mukaiset perusteet. Mikäli Rekisterinpitäjä kieltäytyy toteuttamasta pyyntöä, rekisteröidylle annetaan tietopyyntöön kirjallinen vastaus, josta käy ilmi perustelut oikeuden epäämiseen.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse tai postitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisterinpitäjä voi toteuttaa pyynnön ainoastaan henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muutoin luotettavaa tunnistusmenetelmää käyttäen. Rekisterinpitäjä määrittelee tapauskohtaisesti riittävän tunnistamisen menetelmät.

Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja kuitenkin tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa (pääsääntöisesti yksi kuukausi). Mikäli asiakkaan pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin rekisteröidylle ilmoitetaan määräajan jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.